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A reunião empresarial é fundamental para o bom funcionamento de qualquer modelo de negócio.
Isto porque a reunião empresarial é um momento de alinhamento estratégico, tomada de decisões e colaboração entre os colaboradores.
Abaixo, abordaremos diferentes aspectos da reunião empresarial, incluindo:
- Tipos de reuniões
- Como otimizar o tempo
- Como torná-las mais produtivas
- Definição de pauta e assuntos a serem discutidos
Entendendo a relevância da reunião empresarial
No atual cenário empresarial, enfrentar desafios estruturais, de planejamento e indicadores para crescimento é uma realidade para muitas empresas em fase de construção.
Neste sentido, a Auddas se posiciona como uma aliada estratégica, oferecendo suporte especializado para auxiliar no desenvolvimento e fortalecimento das empresas.
Assim, no artigo de hoje, vamos detalhar as diversas reuniões operacionais, táticas e estratégicas que podem ser implementadas na agenda corporativa da sua empresa.
Reunião empresarial operacional
1. Dailys
- Assuntos tratados: tarefas e priorização diária, foco em eliminar blockers, alinhamento de informação e expectativas.
- Participantes: squads operacionais.
- Frequência: diária.
- Duração sugerida: 15 minutos.
As reuniões diárias são essenciais para a coordenação ágil das atividades porque permitem a identificação e remoção rápida de impedimentos.
Além disso, business meetings diários asseguram que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto às prioridades e expectativas.
2. Ops Meetings
- Assuntos tratados: acompanhamento operacional, heartbeat – projetos e operações, monitoramento de indicadores, decisões sobre RH/equipes.
- Participantes: líderes de assuntos e time de gerência.
- Frequência: semanal.
- Duração sugerida: 90 minutos (Reunião Geral) e 45 minutos (Reuniões de área).
Essa reunião empresarial semanal é fundamental para o acompanhamento contínuo das operações e projetos.
Isto porque garantem que os indicadores de desempenho sejam monitorados de perto e que as decisões importantes sejam tomadas de maneira informada.
Reunião empresarial tática
1. Reunião 1:1
- Assuntos tratados: direcionamento individualizado, acompanhamento e revisão dos Pdis, feedback e “feedforward”.
- Participantes: líderes e liderados diretos.
- Frequência: quinzenal.
- Duração sugerida: 1 hora.
As reuniões 1:1 proporcionam um espaço para o desenvolvimento individualizado dos colaboradores, oferecendo feedback específico e direcionado.
Além disso, permitem a revisão dos planos de desenvolvimento individual (Pdis).
2. Comitês
- Assuntos Tratados: direcionamento tático, proposição de decisões técnicas, acompanhamento de projetos/iniciativas, definições de processos/métodos.
- Participantes: diretores e heads das áreas.
- Frequência: quinzenal.
- Duração Sugerida: 3 horas.
Os comitês são responsáveis por decisões táticas e técnicas importantes, assegurando que os projetos e iniciativas estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
3. Reunião de fechamento mensal
- Assuntos tratados: direcionamento tático, acompanhamento de execução, KPIs e KRs, revisão de prioridades, revisão de projeções.
- Participantes: CEO e diretores.
- Frequência: mensal.
- Duração Sugerida: 3 horas.
Esta reunião empresarial mensal é crucial para revisar o progresso da execução das estratégias, monitorar os indicadores chave de performance (KPIs) e resultados chave (KRs).
E também, para ajustar as prioridades conforme necessário.
Reunião empresarial estratégica
1. Conselho
- Assuntos tratados: gestão de posicionamento, priorização de investimentos, direcionamento estratégico, cultura.
- Participantes: sócios, conselheiros independentes e diretores (sob demanda).
- Frequência: mensal ou bimestral.
- Duração Sugerida: 1 período ou 1 dia.
As reuniões do conselho são momentos críticos para definir e ajustar o direcionamento estratégico da empresa.
Sendo assim, garantem que os investimentos e o posicionamento no mercado estejam alinhados com a visão e objetivos de longo prazo.
2. OKR Review
- Assuntos tratados: revisão de objetivos e prioridades, revisão de investimentos e prazos, direcionamento estratégico.
- Participantes: CEO e diretores.
- Frequência: trimestral.
- Duração sugerida: 1 período.
A revisão de OKRs (Objectives and Key Results) durante um business meeting é uma prática estratégica para as organizações.
Ela assegura que os objetivos da empresa sejam revisados e ajustados periodicamente, mantendo o foco e a orientação necessários para atingir as metas estabelecidas.
Preparando a agenda para a reunião empresarial
- Defina objetivos específicos e claros para a reunião.
- Elabore uma pauta detalhada e compartilhe-a com antecedência.
- Estipule um tempo máximo para cada item da pauta e respeite-o.
- Use Tecnologia e ferramentas de videoconferência e colaboração online.
- Evite divagações e mantenha o foco nos tópicos da pauta.
- Registre decisões tomadas e as ações a serem realizadas.
Como tornar o business meeting mais produtivo
- Preparação Prévia: envie materiais e informações relevantes antes da reunião.
- Participação Ativa: incentive a participação ativa de todos os presentes.
- Facilitador: tenha um facilitador para guiar a reunião e manter o ritmo.
- Ações Claras: defina claramente as ações a serem tomadas e os responsáveis.
- Feedback contínuo: solicite feedback sobre a eficácia das reuniões e ajuste conforme necessário.
Elaborando uma reunião empresarial eficaz
Implementar uma estrutura robusta e bem definida de reunião empresarial na agenda corporativa é fundamental para o sucesso e crescimento sustentável das empresas.
Conte com a Auddas para auxiliar nessa jornada, garantindo que cada reunião empresarial contribua efetivamente para a construção de uma empresa sólida e bem-sucedida.
