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Antes de qualquer tipo de investimento, uma empresa precisa garantir que seu serviço ou produto funciona e pode ser escalado. E é aí que entra o mapeamento de processos.
Com a utilização do mapeamento de processos é possível identificar e avaliar cada uma das iniciativas sequenciais que compõem a gestão das atividades da empresa.
O que é mapeamento de processos?
Assim, o mapeamento de processos é uma metodologia de planejamento e gestão que demonstra visualmente como é realizado o trabalho dentro da empresa e quem são seus responsáveis.
Com ele, pode-se verificar todas as etapas que compõem um processo, descrevendo cada atividade e os recursos (humano ou material) necessários para sua execução.
Nesse sentido, o mapeamento de processos ilustra o fluxo de trabalho dentro de uma organização, suas entradas (inputs) e saídas (outputs).
Em resumo, o mapeamento de processos é um método que simplifica e explicita toda a cadeia de valor do seu negócio.
Qual a importância do mapeamento de processos para a gestão do negócio?
Além de descrever o fluxo de trabalho, o mapeamento de processos é relevante para o planejamento e para a gestão diária, porque indica todas as atividades desenvolvidas no seu negócio.
E deixa muito mais fácil visualizar e entender os recursos necessários e as saídas que são entregues em cada uma das etapas realizadas.
Assim, possibilita detectar eventuais discrepâncias no seu processo e facilita a tomada de decisão, de forma mais rápida e eficaz, a partir de uma visão macro do que está acontecendo.
Sendo assim, o mapeamento de processos retrata fielmente o andamento das operações e clareia a visão do gestor sobre a eficiência da produção, facilitando sua padronização.
E, a partir do momento que você consegue padronizar processos repetitivos, é possível melhorar sua eficiência e gerar maior competitividade para o negócio.
Além disso, sua utilização permite disponibilizar informações importantes sobre o dia a dia operacional e planejar mudanças necessárias.
Por fim, a entrega do mapeamento de processos pode ser utilizada como manual de operações para colaboradores, reforçando ainda mais a cultura organizacional e o engajamento do time.
Quais as etapas do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos pode ser dividido em 6 etapas principais:
- Definição dos objetivos
- Compreensão do processo
- Sequenciamento e priorização das fases do processo
- Identificação dos eventuais problemas
- Aplicação de melhorias necessárias
- Monitoramento das operações
1.Definição dos objetivos
Antes de mais nada, você precisa definir o que deseja com o mapeamento de processos. A definição de hipóteses pode ser uma boa forma para fazer isso.
Se a ideia principal do mapeamento é verificar desperdícios de matéria-prima durante a produção, então vale a pena verificar os processos que podem ou não comprovar a hipótese.
O planejamento prévio é fundamental para priorizar a investigação nos processos inerentes à hipótese, focando na redução de tempo, recursos e esforços.
2.Entendendo o processo
A partir da definição dos objetivos, é preciso entender o processo, porquê e como ele funciona. Entretanto, sem julgamento de valores para não prejudicar a pesquisa.
Por exemplo, você pode questionar:
- Qual objetivo este processo atende?
- Qual a entrega esperada x real do processo?
- Porque ele existe e é realizado daquela forma?
- Quanto tempo leva para sua execução?
3.Sequenciamento e priorização das etapas do processo e do fluxo de trabalho
A terceira etapa é observar a dinâmica do processo, seu funcionamento e o ambiente onde ocorre.
Você também pode se valer de filmagens, entrevistas e até mesmo questionários.
Este é um momento crucial, onde será documentada toda a sequência de atividades que acontecem em cada processo, de forma visual, acessível e bem detalhada.
Assim, mesmo pessoas de outros departamentos vão conseguir entender o passo a passo de cada etapa e se identificar com elas.
4.Identificação dos Problemas
Visualizando as anotações documentadas, você vai conseguir encontrar os eventuais gaps na operação do respectivo processo.
O que está acontecendo de errado? Ele leva muito tempo para ser concluído? Não recebe recursos necessários? Há falhas humanas ou nos equipamentos?
Assim como, dentre outras situações que podem diminuir a eficiência deste processo.
5.Aplicação de melhorias
Depois que você identificar quais são os problemas, é hora de planejar e aplicar as mudanças necessárias para resolvê-los.
Através de ferramentas específicas, como o ciclo PDCA, a matriz 5W2H e o diagrama de Ishikawa podem ser aplicadas para as melhorias de processos necessárias.
Além disso, a criação de indicadores de desempenho (KPIs) e métricas são valiosas ferramentas para direcionar o rumo da melhoria desejada.
Um aspecto crucial neste momento é a participação do time, principalmente os colaboradores que atuam diretamente na operação ou gestão daquele processo.
Mais do que ninguém, eles convivem diária e diretamente, mais de perto com o fluxo de cada etapa, desenvolvendo uma visão diferente para agregar nas mudanças.
6.Monitoramento das operações
Para se certificar que as mudanças realizadas estão realmente ocorrendo na prática, e entregando os resultados esperados, é preciso acompanhar de perto o processo.
Monitorar e avaliar os indicadores de desempenho para obter feedback rápido e eficaz daquilo que foi definido durante a fase de planejamento e gestão do processo.
Saiba como aplicar o mapeamento de processos e garantir maior eficiência operacional
Conte com a experiência de um time qualificado na gestão e no mapeamento de processos da sua empresa, que possui o mesmo olhar de Dono do Negócio, como você.
