Tempo de leitura: 5 minutos
Reuniões são práticas comuns e muito importantes nas empresas, mas nem sempre são planejadas e conduzidas da forma mais eficiente. Siga com a gente até o final e descubra como montar a estrutura para reunião financeira.
Antes de mais nada, a estrutura para reunião financeira deve seguir um roteiro e focar na análise e no planejamento financeiro da organização.
Mas não é só isso, a estrutura para reunião financeira deve considerar também aspectos dos demais departamentos da empresa, como por exemplo:
- Marketing;
- Recursos humanos;
- Comercial;
- Produção;
- Jurídico, dentre outros.
Além disso, fatores internos e externos do negócio, como por exemplo a apresentação de resultados de produção e vendas, concorrência, tendências macroeconômicas, dentre outros, também devem compor a estrutura para reunião financeira.
Siga com a gente até o final e entenda como elaborar uma pauta de reuniões adequada ao público e aos assuntos que devem compor uma reunião financeira.
Montando a estrutura para reunião financeira
Antes de mais nada, o mais importante é criar a pauta de reuniões profissionais como essa de uma forma eficiente, eficaz e com antecedência.
A reunião propriamente dita também deve ser agendada com tempo suficiente para que todos possam incluir o compromisso nas suas agendas e se preparar para o encontro.
A agenda de reuniões é o roteiro da reunião, incluindo tudo o que vai ser discutido, como, quando e com quem.
Ou seja, é preciso cobrir todos os assuntos relevantes para cada grupo de participantes e limitar o tempo do encontro, pois encontros muito longos acabam se tornando cansativos e improdutivos.
É claro que a duração da reunião vai depender dos assuntos que serão tratados, mas nos casos de reuniões periódicas, diárias, semanais ou mensais, ela será mais produtiva se durar 45 minutos uma hora, no máximo.
E por isso, a estrutura para reunião financeira deve estar adequada à periodicidade da mesma: semana ou mensal.
Isto porque, normalmente, os assuntos tratados nestas reuniões são mais estratégicos, de curto e médio prazo, mas não condizem com as decisões diárias mais operacionais.
Assim uma pauta de reuniões eficaz deve:
- Registrar a participação dos presentes;
- Contar com a participação das pessoas que realmente têm relevância para os temas que serão tratados;
- Munir os participantes com dados para a discussão;
- Motivar a participação de todos;
- Conferir condições mínimas de conforto e bem estar para os participantes;
- Ter objetivos claros e definidos;
- Manter o foco no objetivo da reunião;
- Tratar temas mais relevantes acima de tudo;
- Otimizar ao máximo o tempo da reunião;
- Ser documentada em ata para servir de estudo e comunicação;
- Agendar o próximo encontro com tema definido.
Logo, a estrutura para reunião financeira precisa conter:
- Local, data e horário da reunião financeira;
- Hora de início e término – que deve ser cumprido à risca;
- Os principais objetivos da reunião;
- Eventuais alimentos e bebidas – água sempre;
- Ambiente limpo, silencioso e climatizado;
- Uma lista dos participantes para conferir a presença de cada um;
- Eventuais tópicos ou perguntas para discussão;
- Informações de preparação para os participantes (antes da reunião);
- Tempo destinado para discutir cada tópico/participante;
- Informações sobre decisões e discussões durante reuniões anteriores.
Como comentamos acima, a estrutura para reunião financeira pode ser semanal ou mensal, de acordo com as necessidades do negócio.
Confira como elaborar a estrutura para reunião financeira em cada situação:
Estrutura para reunião financeira semanal
Na verdade, a reunião semanal é mais uma reunião geral de operações que passa por vários aspectos do negócio, e não só do financeiro.
Assim, os tópicos a serem tratados devem incluir pelo menos:
- Novas vendas;
- Receitas;
- Custos e necessidades de investimento;
- Saúde financeira e operacional dos projetos;
- Indicadores operacionais, dentre outros.
Estrutura para reunião financeira mensal
Esta reunião é mais estratégica e de apresentação de resultados, onde você vai comparar o seu plano com o que foi efetivamente realizado.
Nesse sentido, a definição de indicadores chave de desempenho (KPIs) é fundamental para auxiliar no processo de verificação do sucesso ou insucesso das operações.
Confira abaixo quais indicadores de desempenho você deve incluir na estrutura para reunião financeira:
- Faturamento;
- Margens;
- Lucro líquido;
- Ebitda;
- Caixa ;
- Geração de caixa;
- Previsões futuras;
- Estoque e giro (quando aplicável);
- Variações versus orçamento;
- Variações versus mês anterior;
- Variações versus mesmo período no ano anterior;
- Projeções para o mês seguinte.
Veja agora, algumas dicas fundamentais para a organização de uma reunião
- Prepare o ambiente: silencioso, climatizado, espaçoso e com decoração harmoniosa;
- Comece e termine na hora marcada. A pontualidade agrada a todos e torna o tempo mais produtivo;
- Siga o que foi planejado e mantenha a organização no espaço e na condução da reunião;
- Sirva um café, uma água ou até mesmo um coffee break, se a reunião foi programada para se estender por mais tempo;
- Mantenha o foco no que é realmente relevante;
- Termine a reunião fazendo um breve resumo dos tópicos discutidos e procure motivar o time.
Conte com nosso time na preparação da estrutura para reunião financeira da sua organização
Agende um call com nossos especialistas e entenda mais sobre como você pode tornar a estrutura para reunião financeira do seu negócio mais eficiente e produtiva.
