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As ferramentas de gestão de processos são formadas por técnicas de mapeamento, análise e propostas de melhorias para a operação do negócio.
Nesse sentido, as ferramentas de gestão de processos são fundamentais para ajudar os gestores da organização no processo de planejamento, elaboração de estratégias, criação e monitoramento de planos de ação e seus resultados.
Então hoje vamos apresentar para você as 4 principais ferramentas de gestão de processos, que você pode implantar na sua empresa agora mesmo e começar a colher resultados positivos. Vamos lá?!
Qual a importância e como as ferramentas de gestão de processos são utilizadas?
As ferramentas de gestão de processos têm o principal objetivo de entregar boas práticas para o negócio, além de trazer diversos benefícios para a empresa.
Quando alinhadas ao planejamento estratégico e bem executadas, podem aumentar bastante a eficiência e facilitar o gerenciamento de processos em uma organização.
Também conhecida como Business Process Management (BPM), a gestão de processos viabiliza o aumento da produtividade, o maior engajamento do time e, consequentemente, a melhoria do desempenho do negócio como um todo.
Confira agora, algumas das ferramentas de gestão de processos mais adotadas pelas empresas e que você também pode adotar no seu negócio hoje mesmo!
Quais são as 4 ferramentas de gestão de processos mais utilizadas?
- SWOT
- 5W2H
- PDCA
- KPIs
1.Matriz SWOT
A Matriz SWOT é uma ferramenta de gerenciamento de processos que é utilizada para mapear tanto o ambiente interno como o externo da organização.
Nesse sentido, identifica as forças e fraquezas da empresa (ambiente interno) e as oportunidades e ameaças no mercado (ambiente externo).
A sigla SWOT significa, em inglês:
- Strength – força
- Weakness – fraqueza
- Opportunities – oportunidades
- Threats – ameaças
O conhecimento dessas características do negócio e do mercado possibilita que os gestores façam uma análise da situação e identifiquem novas oportunidades e aspectos de melhoria.
2.Metodologia 5W2H
O método 5W2H é uma ferramenta de business management process que auxilia na elaboração de planos de ação para a execução de projetos e tarefas.
De forma bem rápida e simplificada, esta metodologia é baseada em 7 perguntas e pode ser aplicada em todos os níveis na organização, de acordo com o que se busca.
As respostas para cada uma das perguntas ajuda a construir as estratégias necessárias para a gestão do negócio, identificando eventuais gargalos, gerenciando tarefas e responsabilidades.
Veja quais são as perguntas utilizadas nessa ferramenta de gerenciamento de processos:
- What? – O que?
- Why? – Por que?
- Who? – Quem?
- Where? – Onde?
- When? – Quando?
- How? – Como?
- How Much? – Quanto custa?
3.Ciclo PDCA
O PDCA é uma metodologia utilizada para identificar e solucionar problemas em processos, de forma cíclica e com foco na qualidade.
Assim, busca analisar os processos continuamente, propor melhorias, testar alternativas e corrigir falhas.
Com ele, é possível realizar uma análise contínua dos processos, elevando o nível de qualidade e maturidade.
Seu maior objetivo é fazer com que o diagnóstico seja realizado com maior acuracidade e atualidade, facilitando a elaboração de planos de ação e estratégias para evitar erros.
Como um ciclo constante, o PDCA está diretamente relacionado com o desempenho do negócio, para o qual deseja-se a melhoria na qualidade dos processos.
Entenda o significado de PDCA:
- Plan – planejar
- Do – fazer
- Check – checar
- Act – corrigir, aprimorar
4.Gestão por KPIs
Conheça agora outra das ferramentas de gestão de processos que utiliza indicadores pré-definidos para avaliar a performance da sua empresa.
Nesse sentido, a sigla KPI significa Key Performance Indicators, ou Indicadores Chave de desempenho, em português.
Na verdade, pouco adianta definir objetivos e estratégias se elas não forem acompanhadas e avaliadas, não é mesmo?
Assim, a partir da definição dos indicadores e suas métricas, a Gestão por KPIs busca medir os resultados e atestar a efetividade das ações implantadas a partir do uso das ferramentas de gestão de processos e em direção aos objetivos traçados.
Com isso, é possível acompanhar os resultados obtidos em determinado tempo e validar a eficiência dos processos.
Veja um exemplo como atingir a meta através da Gestão por KPIs em uma loja de roupas:
- Objetivo do negócio – vender R$100.000,00 até o dia 31 de dezembro
- Meta – vender R$50.000,00 até o dia 15 de dezembro e mais R$50.000,00 até o dia 31 de dezembro
- Estratégia – contratar 10 novos vendedores e aumentar o ticket médio
- Indicador 1 – valor das vendas semanais
Métrica – R$25.000,00
- Indicador 2 – ticket médio
Métrica – 10% do valor da compra
Então, para vender o valor desejado até o prazo estimado, a loja deverá contratar mais vendedores, que deverão fomentar o aumento do ticket médio.
Para saber se as operações estão neste caminho, foram definidos 2 indicadores e suas respectivas métricas.
Assim, o gestor deverá acompanhar o valor das vendas por semana, que deve ser de pelo menos R$25.000,00 e o aumento de 10% no ticket médio.
E como é uma estratégia de curto prazo – 1 mês, é necessário que este acompanhamento seja feito diariamente, para garantir que o rumo dos negócios esteja na direção desejada = R$100.000,00.
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